Gesetzliche Entwicklungen: Die Hintergründe zu den bevorstehenden Anpassungen
Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sich stetig weiter. Bereits seit dem 01.01.2025 sind alle umsatzsteuerlichen Unternehmer dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 01.01.2027 gilt die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat. Bei einem geringeren Vorjahresumsatz verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern regelmäßig verpflichtend.
Wichtiger Hinweis zum Unternehmerbegriff
Der umsatzsteuerliche Unternehmerbegriff ist weit gefasst. Er kann daher auch Mandanten betreffen, die kein klassisches Gewerbe betreiben. Dazu können insbesondere Vermieter, Betreiber von Photovoltaikanlagen, Freiberufler sowie Kleinunternehmer gehören. Auch wer ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielt oder die Kleinunternehmerregelung anwendet, kann umsatzsteuerlich Unternehmer sein und muss grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft jedoch grundsätzlich nur Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, soweit die jeweilige Leistung für das Unternehmen des Leistungsempfängers erbracht wird. Rechnungen an private Endverbraucher sind von dieser gesetzlichen Verpflichtung nicht erfasst.
Zukünftige organisatorische Anpassungen
Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben sind auch wir als Kanzlei künftig dazu verpflichtet, Rechnungen an alle unternehmerisch tätigen Mandanten elektronisch bereitzustellen. Einige unserer Mandanten erhalten ihre Kanzleirechnungen schon heute auf digitalem Weg. Darüber hinaus wird die elektronische Rechnungsstellung aufgrund der vielen praktischen Vorteile zum Standard für alle unsere Mandanten. Die weitere Umstellung wird dabei schrittweise erfolgen.
Die Vorteile auf einen Blick
Die Umstellung bringt auch für Sie im Praxisalltag spürbare Erleichterungen mit sich:
- Schnellerer Empfang: Ihre Kanzleirechnung erreicht Sie unmittelbar nach der Erstellung ohne postalische Laufzeiten.
- Effiziente Ablage: Rechnungen können direkt digital archiviert und weiterverarbeitet werden – ganz ohne manuelles Einscannen.
- Papierfrei & nachhaltig: Weniger Papieraufwand schont nicht nur Ihre Ordnerstruktur, sondern auch die Umwelt.
- Maximale Übersicht: Alle Abrechnungen stehen Ihnen jederzeit digital und strukturiert zur Verfügung.
Was ändert sich für Sie?
Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und Ihnen die Handhabung so einfach wie möglich zu machen, verwenden wir für den Rechnungsversand das standardisierte ZUGFeRD-Format.
Das ZUGFeRD-Format verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Dadurch kann die Rechnung wie gewohnt gelesen und ausgedruckt sowie bei Einsatz eines geeigneten Buchhaltungsprogramms automatisiert weiterverarbeitet werden.
Das bedeutet für Sie: Ihre Rechnung wird bequem per E-Mail versendet und kann ganz normal über gängige Programme wie den Adobe Acrobat Reader geöffnet, gelesen und bei Bedarf ausgedruckt werden.
Ergänzende Anlagen (wie z. B. Leistungsnachweise) sind nach dem ZUGFeRD-Standard direkt in diese PDF-Datei eingebettet und werden nicht als separater E-Mail-Anhang mitgeschickt. Eine kurze Anleitung zum Öffnen und Speichern dieser eingebetteten Anlagen finden Sie in unserem Beitrag „Praxis-Guide für ZUGFeRD-Rechnungen“.
Nächste Schritte
Um eine reibungslose, fristgerechte und datenschutzkonforme Zustellung sicherzustellen, sind wir auf Ihre Mitwirkung angewiesen. Für die Bereitstellung unserer Rechnungen benötigen wir von Ihnen einen geeigneten elektronischen Empfangskanal.
Mögliche Empfangskanäle sind zum Beispiel:
- Eine bevorzugte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang
- Eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online oder ein anderes modernes Buchhaltungssystem
Sofern uns bislang noch keine E-Mail-Adresse von Ihnen vorliegt, sich Ihre Kontaktdaten geändert haben oder Sie eine spezielle Adresse für den Rechnungsempfang nutzen möchten, teilen Sie uns diese bitte über unser Web-Formular mit.
Wichtiger Hinweis: Sollten Sie keine eigene E-Mail-Adresse nutzen, können Sie uns alternativ auch die E-Mail-Adresse einer von Ihnen bevollmächtigten Person (z. B. eines Familienangehörigen) mitteilen.