Wichtige Informationen zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltungs- und Lohnprozesse

Gesetzliche Entwicklungen zur Digitalisierung

Buchhaltung – E-Rechnung wird Standard

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend sein.
Dabei geht es nicht nur um den Rechnungsempfang. Unternehmen müssen künftig sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert werden.
Bereits heute empfehlen wir Unternehmen, insbesondere folgende Maßnahmen umzusetzen:

• Empfang von E-Rechnungen sicherstellen
• Archivierung der elektronischen Rechnungsdateien gewährleisten
• Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
• Interne Prozesse für Rechnungseingang und Freigaben anpassen
• Verfahrensdokumentation aktualisieren

Wichtig: Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Werden verpflichtende elektronische Rechnungen nicht ordnungsgemäß empfangen, verarbeitet oder archiviert, kann dies zu Problemen beim Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung führen. Im ungünstigsten Fall ist der Vorsteuerabzug gefährdet – mit unmittelbaren finanziellen Auswirkungen für Ihr Unternehmen.

Lohnbereich – Digitale Entgeltunterlagen

Auch im Lohnbereich stehen gesetzliche Änderungen bevor. Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber die nach der Beitragsverfahrensverordnung vorgeschriebenen Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch und revisionssicher führen. Die bisher mögliche Befreiung von der digitalen Führung dieser Unterlagen endet zum 31.12.2026. Daher empfehlen wir bereits heute die Umstellung auf digitale Personal- und Lohnprozesse.

Zukünftige Zusammenarbeit

Um Sie auch künftig effizient, rechtssicher und zeitnah betreuen zu können, werden wir die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei konsequent auf digitale Prozesse ausrichten.
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DATEV Unternehmen online bildet dabei unseren bevorzugten Standard für die digitale Zusammenarbeit. Bereits bestehende digitale Systeme können grundsätzlich weiterhin genutzt werden, sofern sie sinnvoll in unsere Kanzleiprozesse eingebunden werden können und die gesetzlichen sowie organisatorischen Anforderungen erfüllen.
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DATEV Unternehmen online – unser bevorzugter Standard

DATEV Unternehmen online bietet eine zentrale und zukunftssichere Lösung für die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und unserer Kanzlei.
Vorteile für die Buchhaltung

• Digitale Bereitstellung und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung
• Schneller Belegaustausch mit unserer Kanzlei
• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Ihre Unterlagen
• Transparente und effiziente Buchhaltungsprozesse
• Reduzierung papiergebundener Prozesse und manueller Arbeitsschritte (z. B. Wegfall des Belegordneraustauschs)

Vorteile für den Lohnbereich

• Elektronische Personalakte
• Digitale Archivierung aller lohnrelevanten Unterlagen
• Unterstützung bei eAU-Abfragen
• Digitale Bereitstellung sämtlicher Lohnauswertungen
• Sichere und revisionssichere Dokumentation
• Optional: Erfassung von Arbeitszeiten über DATEV Personal

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Kurz erklärt: DATEV Unternehmen online
Einen ersten Überblick über DATEV Unternehmen online erhalten Sie über das Kurzvideo der DATEV.
Einbindung Youtube Video:
(22) Digital stark zusammenarbeiten mit DATEV Unternehmen online – YouTube
Aufwand und Nutzen für Ihr Unternehmen
Die Umstellung auf digitale Prozesse ist zunächst mit einem gewissen Einrichtungs- und Einarbeitungsaufwand verbunden. Gleichzeitig schafft sie die Grundlage für effizientere Arbeitsabläufe sowie eine rechtssichere und zukunftsorientierte Zusammenarbeit.
Dem anfänglichen Aufwand stehen zahlreiche Vorteile im täglichen Arbeitsablauf gegenüber:

• Wegfall von Papierordnern und Belegfahrten
  • Schnellere Übermittlung von Unterlagen
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Belege und Auswertungen
  • Weniger Suchaufwand durch digitale Archivierung
  • Rechtssichere Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Bessere Transparenz über aktuelle Unternehmenszahlen
  • Reduzierung manueller Arbeitsschritte und Verwaltungsaufwand

Die Erfahrung zeigt, dass sich der einmalige Umstellungsaufwand bereits nach kurzer Zeit durch spürbare Zeitersparnisse im Alltag auszahlt.
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Unsere Unterstützung bei der Umstellung

Damit der Einstieg möglichst einfach gelingt, begleiten wir Sie während des gesamten Umstellungsprozesses.
Gemeinsam mit unserem EDV-Partner unterstützen wir Sie unter anderem bei:

• der technischen Einrichtung,
• der Anbindung Ihrer Prozesse und Schnittstellen,
• der Schulung Ihrer Mitarbeiter,
• der Einführung eines rechtssicheren digitalen Workflows.

Gerne besprechen wir gemeinsam die für Ihr Unternehmen passende Lösung und begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung.
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Nächste Schritte

Um die anstehenden gesetzlichen und organisatorischen Entwicklungen gemeinsam vorbereiten zu können, bitten wir Sie zunächst um eine kurze Rückmeldung über unser Online-Formular. Ihre Angaben helfen uns dabei, die zukünftige Zusammenarbeit und die Kommunikation mit Ihnen bestmöglich zu organisieren.
Im nächsten Schritt stimmen wir gemeinsam mit Ihnen das weitere Vorgehen sowie den für Sie passenden Unterstützungs- und Beratungsbedarf ab. Parallel stellen wir Ihnen über unsere Infoseite schrittweise weiterführende Informationen zur Verfügung.
Bei Fragen oder zur Vereinbarung eines Beratungstermins stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Button/Link: Zum Formular
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